Aktualne problemy biur rachunkowych
W 2020 r. nastąpiła kumulacja starych, dobrze znanych, i nowych problemów dotyczących usługowego prowadzenia ksiąg. Do największych wyzwań biur rachunkowych w poprzednim roku należały m.in. wprowadzenie nowej struktury JPK_VAT, wsparcie klientów w uzyskaniu i rozliczaniu pomocy państwowej otrzymanej w związku z pandemią koronawirusa, a także dostosowanie organizacji pracy do okoliczności pandemii, w tym częściowe odejście od papierowej dokumentacji.
Stare, powszednie problemy
Usługowe prowadzenie ksiąg nie jest i nigdy nie było łatwym biznesem. Księgowi, w tym pracujący w takich biurach, jako pierwsi muszą zderzać się z nowymi przepisami, których jakość i logika nie zawsze są na odpowiednim poziomie. Naglące terminy powodują, że księgowi pioniersko stosują nowe regulacje, ponieważ brak oficjalnych interpretacji i orzecznictwa. Nie bez powodu mówi się, że praca księgowego to zawód wysokiego ryzyka. Oczywiście taka sytuacja nie jest komfortowa, ale przez wiele lat księgowi przyzwyczaili się do tego, że stałym elementem ich pracy jest zmiana i są w stanie bardzo szybko dostosować się do nowych warunków. Ciągłe zmiany przepisów i technologii zmuszają księgowych do nieustannego podnoszenia swoich kwalifikacji. Muszą oni wciąż się szkolić, czytać fachowe publikacje i wymieniać się doświadczeniami.
Niestety, zawód ten nie jest odpowiednio doceniany i wciąż jest postrzegany stereotypowo. Osoby niezwiązane z rachunkowością, nierozumiejące na czym polega ta praca, postrzegają księgowych jak osoby wprowadzające dokumenty do systemu komputerowego. Część osób, również działających w biznesie, traktuje księgowość jako proste i rutynowe zadania techniczne, niewymagające większych kwalifikacji. Takie nastawienie do księgowych wynika często z niezdawania sobie sprawy lub niedoceniania tego, że księgowość dostarcza bezcennych dla firmy, kadry zarządzającej i jej właścicieli informacji, a nawet może uratować firmę od bankructwa. W wielu firmach to właśnie do księgowego, a nie do prawnika, przychodzi się z trudnymi sprawami. Pracę księgowych docenia się dopiero w razie nagłych niespodziewanych zdarzeń, na przykład w momencie kontroli organów skarbowych. Dlaczego zawód księgowego w Polsce jest wciąż niedoceniany? Między innymi dlatego, że aby stać się księgowym, nie trzeba spełnić żadnych formalnych wymagań związanych z wykształceniem czy doświadczeniem.
Deregulacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z 2014 r. spowodowała zniesienie wymagań dotyczących kwalifikacji osób zamierzających prowadzić biura rachunkowe oraz wykonywać tego typu usługi. Brak wymagań stawianych tym osobom zupełnie rozmija się z dużym ryzykiem i odpowiedzialnością za rzetelne prowadzenie rozliczeń klientów. Deregulacja rynku usług księgowych miała ułatwić prowadzenie biur rachunkowych. Eliminacja certyfikatów księgowych wydawanych przez Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych spowodowała jednak spore zamieszanie na tym rynku. Przedsiębiorcy wybierając biuro rachunkowe dość często kierują się wyłącznie ceną, nie zdając sobie sprawy z konsekwencji niewłaściwego wyboru. Biura rachunkowe konkurujące wyłącznie ceną psują rynek, przyczyniając się pośrednio do niskiej renomy zawodu księgowego. Ponadto przedsiębiorcy są również wprowadzani w błąd przez różnego rodzaju certyfikaty komercyjne pozyskiwane przez biura rachunkowe. Certyfikat certyfikatowi nierówny - jak ustalić, które są wartościowe? Na pewno są nimi te, z uzyskaniem których wiąże się obowiązek zdania poważnego egzaminu oraz ustawicznego doskonalenia zawodowego ich posiadaczy. Czy certyfikaty ministerialne (certyfikaty księgowe) zostaną przywrócone? Na razie nie ma o tym mowy. Brak certyfikacji nie sprzyja, moim zdaniem, bezpieczeństwu obrotu gospodarczego. Jednak, jeżeli jakaś forma uregulowania usługowego prowadzenia ksiąg miałaby zostać przywrócona, to nie powinna ona powielać wad wcześniejszego rozwiązania, tj. braku konieczności podnoszenia kwalifikacji przez księgowych. Uprawnienia były wówczas przyznawane w zasadzie dożywotnio, a przypadki utraty tych uprawnień - niezwykle rzadkie.
Trzeba też wspomnieć o trudnych relacjach biuro rachunkowe - klient. Klienci często postrzegają usługi biur rachunkowych jedynie jako usługę administracyjną, która nie generuje dodatkowej wartości dla ich biznesu. Oczekują przy tym kompleksowej obsługi wszystkich formalności, często wykraczającej poza zakres określony w umowie. Wychodzą bowiem z założenia, że od załatwiania wszystkich spraw "papierkowych" mają biuro rachunkowe. Biura w trosce o klientów starają się zaspokajać ich potrzeby, jednak w którymś momencie konieczne jest postawienie granicy. Zakres usług biura określa umowa z klientem, a dodatkowa praca i czas niezbędny do jej wykonania wymaga dodatkowego wynagrodzenia. Umowa powinna jasno określać obowiązki obu stron, w tym przykładowo obowiązek terminowego dostarczania odpowiednio przygotowanej dokumentacji przez klienta. Zdarza się, że klienci przynoszą dokumenty dotyczące zeszłego miesiąca 20. dnia danego miesiąca i żądają informacji od ręki o wysokości zobowiązań podatkowych. Niewątpliwie warunkiem długiej i udanej współpracy z klientem jest dobra komunikacja, w której biuro rachunkowe jasno określa swoje wymagania. Bez tej komunikacji, szczególnie obecnie - w czasach GTU i obowiązku rejestracji transakcji powiązanych - biura rachunkowe nie będą w stanie prawidłowo prowadzić ksiąg podatkowych w imieniu klientów.
Problemy roku 2020
Trzeba podkreślić ważną rolę, jaką w walce z pandemią w obszarze gospodarczym odgrywali i nadal odgrywają księgowi, w tym pracujący w biurach rachunkowych. To dzięki ich pracy wynagrodzenia milionów osób były prawidłowo naliczane i wypłacane na czas, a budżet zasilały podatki i składki. Ponadto na skutek pandemii księgowym doszło wiele dodatkowych obowiązków. To na nich spadł ciężar przygotowywania wniosków dla przedsiębiorców o pomoc finansową z tarcz antykryzysowych. Wnioski te, często pisane w domowych warunkach pracy zdalnej, uratowały wiele firm. Księgowi byli także odpowiedzialni za prawidłowe rozliczenie tej pomocy, jak i ujmowanie innych skutków zdarzeń związanych z pandemią. Warto mieć świadomość, że bez wsparcia księgowych wielu przedsiębiorców nie otrzymałoby pomocy państwowej i nie przetrwałoby lockdownu. Co istotne, w czasie pandemii biura rachunkowe przeszły rewolucję informatyczną, odchodząc - na ile to było możliwe - od dokumentów papierowych. Musiały też przeorganizować zasady pracy, w tym kontaktów z klientami, dostosowując je do zmienionych okoliczności.
W tym trudnym czasie dla biur rachunkowych i ich klientów przypadło wejście w życie przepisów dotyczących nowych JPK. Wielu przedsiębiorców walczy o przetrwanie i nie ma czasu na udzielanie wyjaśnień biurom rachunkowym. Z kolei biura rachunkowe nie są w stanie prawidłowo ująć w rejestrach VAT transakcji bez wiedzy na temat właściwego kodu GTU, powiązań z kontrahentami czy obowiązku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Szereg zmian przepisów, szczególnie wprowadzenie nowej struktury JPK_VAT, wymaga od biur rachunkowych ścisłej współpracy z klientami, co obu stronom zabiera czas.
Dodatkowym czynnikiem niepotrzebnego stresu są medialne doniesienia o zgłoszeniach do prokuratury podejrzeń o popełnienie przestępstwa, polegającego na nieuprawnionym świadczeniu usług doradztwa podatkowego przez biura rachunkowe. W stanowisku prezydium Krajowej Rady Doradców Podatkowych z dnia 6 listopada 2020 r. stwierdza się m.in., że działania samorządu doradców podatkowych nie były nakierowane na biura rachunkowe, a jedynie przeciwko podmiotom, które wbrew ustawie o doradztwie podatkowym wykonują czynności doradztwa podatkowego, nie będąc do tego uprawnionymi. Doradcy podatkowi nie godzą się na "bezpodstawne oskarżenie wszystkich księgowych o wykonywanie czynności doradztwa bez uprawnień bądź ich wartościowania w stosunku do innych zawodów". Na czym zatem polega problem? Otóż zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 130 ze zm.) do czynności zastrzeżonych dla doradców podatkowych zalicza udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych. Zapis ten jest bardzo ogólnikowy, a orzecznictwo na ten temat dość ubogie. W rezultacie księgowi i biura rachunkowe nie wiedzą, gdzie kończy się usługowe prowadzenie ksiąg, a gdzie zaczyna doradztwo. Sprawy nie ułatwia również wspomniane stanowisko prezydium KRDP, z którego wynika, że "ustawa nie wprowadza kategorii spraw z zakresu prawa podatkowego oraz nie dzieli ich na łatwiejsze bądź mniej skomplikowane". W praktyce bieżące sprawy rozstrzygają biura rachunkowe, a bardziej złożone - szczególnie związane z reprezentacją podatników przed sądem - są zlecane doradcom podatkowym. Z pewnością jednak trudno wskazać, kiedy mamy do czynienia ze sprawą na tyle skomplikowaną, aby obowiązkowo była ona powierzona doradcy podatkowemu. Warto wyjaśnić, że temat nie jest nowy. Przywołany przepis ustawy o doradztwie podatkowym obowiązuje niemal od ćwierć wieku. Powstaje pytanie, czy czas pandemii to dobry moment na burzę medialną w tej sprawie? Jestem przekonany, że w tak trudnych czasach należy mówić jednym głosem i odłożyć na bok konflikty. Trzeba jednak pamiętać, by biuro rachunkowe na swojej stronie internetowej, w materiałach promocyjnych lub w umowie z klientem nie zamieszczało informacji, że świadczy usługi doradztwa podatkowego. Można natomiast zamieszczać informację, że biuro rachunkowe współpracuje z doradcą podatkowym - powinno to zabezpieczyć biuro przed ewentualnym wnioskiem do prokuratury.
Podsumowując, w każdej profesji występują jakieś problemy. Trzeba je identyfikować i rozwiązywać. Przedsiębiorcy prowadzący biura rachunkowe powinni starać się wzbogacać i aktualizować wiedzę osób prowadzących księgi klientów (za pomocą ich udziału w szkoleniach, kursach, jak też zapoznawania się z fachowymi publikacjami) - w interesie własnej firmy, jak i silnego środowiska polskich biur rachunkowych.