Jak przyspieszyć akceptację faktur kosztowych po wdrożeniu KSeF?

Dlaczego akceptacja faktur kosztowych w firmach trwa tak długo?

Szybki obieg faktur kosztowych jest niezbędny do utrzymania płynności finansowej, sprawnego księgowania i rzetelnego raportowania kosztów w organizacji. Problem w tym, że zorganizowanie go w praktyce bywa trudne – szczególnie w firmach wielooddziałowych, projektowych lub takich, w których zakupy realizuje wiele osób na różnych poziomach odpowiedzialności. Każdy dokument musi zostać poprawnie opisany, przypisany do budżetu, projektu lub centrum kosztów, a następnie zaakceptowany przez właściwe osoby. Im większa organizacja, tym więcej potencjalnych punktów, w których proces może się zatrzymać.

W wielu firmach akceptacja faktur kosztowych trwa długo, bo:

• brakuje jednoznacznych informacji o źródle kosztu – dokument nie zawiera danych o osobie zamawiającej ani kontekstu biznesowego zakupu, co zmusza księgowość do czasochłonnego ustalania odpowiedzialności;
• proces przekazywania faktur jest silnie rozproszony, bo dokumenty trafiają do różnych działów i osób w zależności od tego, kto akurat „zawsze się tym zajmuje”, co utrudnia kontrolę;
• brakuje spójnych zasad akceptacji – różne jednostki stosują własne schematy, a część decyzji zapada mailowo lub ustnie, co powoduje niejasności i powroty dokumentów do wcześniejszych etapów;
• informacje uzupełniające są gromadzone poza systemami finansowymi – np. korespondencja o przyczynach zakupu, zamówienia czy umowy znajdują się w skrzynkach mailowych, a nie przy samej fakturze;
• status faktury jest trudny do ustalenia, a księgowość musi szukać dokumentu po organizacji, aby zamknąć okres lub zdążyć z płatnością.

A do tego dochodzą jeszcze zmiany kadrowe, zastępstwa, nieobecności, które powodują, że odpowiedzialności przesuwają się w czasie, a faktury „zawieszają się” między działami.

Dlaczego zbyt wolna akceptacja faktur to tak duży problem?

Wolna akceptacja faktur to nie tylko problem organizacyjny, ale też poważne ryzyko biznesowe, które wpływa na finanse, relacje z otoczeniem i działanie całej firmy. Każde opóźnienie w przekazaniu dokumentu oznacza również:

• zatory w płatnościach, co może prowadzić do pogorszenia relacji z kontrahentami, utraty priorytetowego traktowania czy negocjacyjnej pozycji,
• odsetki za zwłokę oraz trudności w rzetelnym zamknięciu okresu,
• opóźnienia w księgowaniu, przez co trudno ocenić aktualne zobowiązania,
• niekontrolowane wydatki, bo menedżerowie widzą koszty dopiero w momencie zaksięgowania, a nie w chwili powstania zobowiązania,
• opóźnienia w refundacjach dla pracowników, co skutkuje niezadowoleniem i obniża zaufanie do procesu.

W efekcie firma traci przejrzystość finansową, a każdy kolejny krok w obiegu dokumentu staje się źródłem ryzyka zamiast wsparciem dla codziennej pracy.

Wdrożenie KSeF to jeszcze więcej wyzwań dla akceptacji faktur

Wdrożenie KSeF całkowicie zmienia sposób, w jaki dokumenty trafiają do firmy – i w praktyce komplikuje ich obieg, zamiast go upraszczać. Dotyczy to również organizacji, które mają już cyfrowy workflow, bo wraz z KSeF zanika tradycyjny obieg między oddziałami. Faktury są identyfikowane wyłącznie po NIP-ie, więc po pobraniu z platformy Ministerstwa Finansów wszystkie trafią do centrali, niezależnie od tego, kto dokonał zakupu i w której jednostce powstał koszt.

To z kolei oznacza konieczność ponownego ułożenia procesu – bez tego nawet firmy z elektronicznym obiegiem faktur będą zmuszone do ręcznego przypisywania dokumentów do działów, projektów i osób odpowiedzialnych. W organizacjach, które nie mają jeszcze żadnego systemu, KSeF może wywołać jeszcze większy bałagan niż dziś, bo dotychczasowe schematy przekazywania dokumentów przestaną działać z dnia na dzień.

Jak uporządkować i przyspieszyć akceptację faktur po wdrożeniu KSeF?

Skuteczna obsługa faktur w KSeF wymaga przede wszystkim centralizacji danych, automatyzacji decyzji i pełnej widoczności procesu. Właśnie dlatego firmy, które chcą uniknąć opóźnień akcentacji dokumentów potrzebują narzędzia, które nie tylko pobierze faktury z systemu Ministerstwa Finansów, ale przede wszystkim pomoże przypisać je do odpowiednich osób, działów i projektów, bez konieczności ręcznego ustalania odpowiedzialności. Ważne staje się także umożliwienie szybkiej weryfikacji, pracy równoległej kilku decydentów oraz kompletowania dodatkowych dokumentów (np. zamówień, umów, protokołów). Tylko spójny, uporządkowany proces da księgowości kontrolę, menedżerom bieżącą wiedzę o kosztach, a całej organizacji – bezpieczeństwo operacyjne.

Korzyści dla firmy: szybsze płatności, mniej błędów, pełna kontrola nad kosztami

Usprawnienie akceptacji faktur przynosi wymierne efekty w całej organizacji. Zyskuje księgowość, bo:

• faktury są pobierane z KSeF automatycznie – bez potrzeby logowania się do portalu MF i ręcznego pobierania dokumentów,
• system sam przypisuje faktury do działów, projektów i odpowiedzialnych osób,
• dokument trafia do księgowości dopiero wtedy, gdy jest kompletny, czyli opisany, zaakceptowany i gotowy do ujęcia w księgach,
• księgowość widzi w czasie rzeczywistym, na jakim etapie są faktury i gdzie ewentualnie utknęły, a to ułatwia zamykanie okresów,
• dzięki kontroli formalnej oraz przewidywalnej ścieżce akceptacji, w procesie występuje mniej błędów.

Z szybszym obiegiem faktur kosztowych zyskują także menedżerowie, bo:

• mają widoczność kosztów w zespołach i projektach,
• proces zatwierdzania faktur jest szybszy, a powiadomienia workflow i możliwość akceptacji z poziomu telefonu przyspieszają reakcję,
• bieżące dane o zobowiązaniach ułatwiają planowanie budżetu,
• system wskazuje, kto opisuje i akceptuje fakturę, więc nie dochodzi do nieporozumień między działami a księgowością.

Efektywny obieg faktur w firmie to również korzyść dla pracowników, bo:

• mogą liczyć na szybszy zwrot kosztów i refundacji – faktura trafia od razu do właściwych osób, bez krążenia po organizacji,
• wszystkie informacje i załączniki są w jednym miejscu, więc księgowość nie musi dopytywać o szczegóły,
• pracownik widzi status faktury i dokładnie wie, kto aktualnie zajmuje się dokumentem,
• system prowadzi użytkownika przez wymagane pola i reguły, dzięki czemu opis kosztów jest zgodny z wymogami.