Od 2026 roku księga przychodów i rozchodów będzie mogła być prowadzona wyłącznie elektronicznie

Dlaczego zmieniono formę prowadzenia KPiR

Od 1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie Ministerstwa Finansów, które zastąpi dotychczas obowiązujące regulacje z 2019 roku. Nowy przepis jasno stanowi, że podatkowa księga przychodów i rozchodów — wraz z ewidencją przychodów, ewidencją środków trwałych oraz innymi dokumentami podatkowymi — musi być prowadzona cyfrowo, przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.

Zmiana wynika z potrzeby ujednolicenia i uporządkowania dokumentacji podatkowej, lepszego dostosowania się do wymogów nowoczesnej administracji oraz ułatwienia przesyłania danych do urzędów — cyfrowo, w ustrukturyzowanej formie.

Co się zmienia — nowe obowiązki i warunki

• Tylko forma elektroniczna i program komputerowy — od 2026 r. KPiR oraz inne wymagane ewidencje trzeba prowadzić przy użyciu programu komputerowego. Papierowa księgowość przestaje być akceptowana.
• Nowy wzór księgi z dodatkowymi danymi — nowy szablon KPiR wprowadza dodatkowe kolumny, m.in. na numer faktury wystawionej w ramach Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.
• Konieczność dokumentowania zakupów tylko fakturą z NIP — nie będzie już możliwości księgowania wydatków na podstawie zwykłych paragonów bez NIP. Zakupy muszą być udokumentowane fakturą lub paragonem z NIP-em.
• Obowiązek przesyłania danych do urzędu skarbowego — podatnicy, którzy prowadzą KPiR, będą mieli obowiązek przesyłać księgę w formie elektronicznej (struktur JPK, m.in. JPK_PKPIR) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Dla kogo — kto będzie objęty obowiązkiem

Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim przedsiębiorców rozliczających się podatkiem dochodowym (PIT), prowadzących działalność gospodarczą — osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne, partnerskie itp., które mają obowiązek prowadzić KPiR.

W pierwszym etapie (od 2026 r.) obowiązek dotyczyć będzie tych, którzy już przekazują comiesięcznie ewidencję VAT (JPK_V7M). W kolejnych etapach — także pozostałych podatników.

Zgodnie z projektem rozporządzenia, przepisy mogą przewidywać także wyjątki — np. dla osób działających na podstawie umów agencyjnych lub duchownych — aczkolwiek szczegółowe zasady mogą się jeszcze zmieniać.

Co to oznacza w praktyce — plusy i wyzwania

✅ Zalety

• Łatwiejsze zarządzanie księgowością — cyfrowe prowadzenie ksiąg eliminuje potrzebę segregatorów, ręcznego przeliczania i ryzyka błędów w obliczeniach. Dzięki standaryzacji formatów łatwiej też wygenerować raport lub wyszukać konkretną transakcję.
• Szybsza komunikacja z urzędem skarbowym — przesyłanie danych w formacie JPK pozwoli na sprawniejsze kontrolowanie rozliczeń i zmniejszy formalności przy składaniu dokumentów.
• Lepsza kontrola i przejrzystość — nowe kolumny zapisujące numer faktury KSeF i NIP kontrahenta zwiększają transparentność oraz uniemożliwiają rejestrowanie kosztów na podstawie anonimowych paragonów.

⚠️ Wyzwania i obowiązki

• Konfiguracja i nauka obsługi systemu — przedsiębiorcy i biura rachunkowe będą musieli zadbać o odpowiednie oprogramowanie, a także nauczyć się nowej formy prowadzenia ksiąg.
• Dokumentowanie zakupów wyłącznie fakturami/paragonami z NIP — trzeba zwrócić uwagę przy drobnych zakupach (np. materiały biurowe, artykuły gospodarstwa domowego) — zwykłe paragony mogą być odrzucone.
• Stała aktualizacja danych i terminowość — zapisy w KPiR muszą być dokonywane w nowym systemie, a przesyłki do urzędu wymagają przestrzegania terminów.

Podsumowanie

Zmiana, która od 2026 roku wprowadza obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie elektronicznie, to krok w stronę cyfryzacji i uporządkowania polskiej księgowości. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to koniec papierowej księgowości — segregatorów, ręcznych kalkulacji i papierowych paragonów. W zamian zyskują nowoczesne narzędzie, które ułatwi prowadzenie działalności, poprawi przejrzystość rachunków i usprawni kontakt z administracją podatkową. Jednocześnie wymaga to jednak przygotowania: odpowiedniego oprogramowania, przystosowania procesów księgowych oraz zwrócenia uwagi na dokumentowanie wydatków zgodnie z nowymi wymogami.

Dla przedsiębiorców to zatem zarówno wyzwanie, jak i szansa — jeśli uporządkują księgowość już dziś, od 2026 roku przejście na cyfrową formę będzie płynne i bezboleśne.