Od kiedy i dla kogo obowiązek elektronicznego przesyłania ksiąg do urzędu?

 

Zbliża się termin wejścia w życie obowiązku elektronicznego prowadzenia i przesyłania po zakończeniu roku ksiąg do urzędu skarbowego w określonej strukturze logicznej dla podatkowych grup kapitałowych i "dużych" podatników podatku dochodowego od osób prawnych. W następnych latach stopniowo do grupy zobowiązanych do elektronicznego przesyłania ksiąg będą dołączać kolejne podmioty.

Jakie (w końcu) terminy wejścia w życie obowiązku?
Obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg do urzędu skarbowego określono w ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.). Początkowo miał on wejść w życie najwcześniej od 2023 r., potem na mocy nowelizacji tej ustawy termin ten przesunięto na 2024 r. i wreszcie na 2025 r. Ostatecznie więc pierwsza grupa podatników ma po raz pierwszy przesłać w postaci elektronicznej prowadzone księgi za rok rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., kolejna grupa księgi za rok po 31 grudnia 2025 r. i ostatnia - księgi za rok po 31 grudnia 2026 r. Nic nie wskazuje na to, by terminy te miały być dalej przesuwane.

Kogo dotyczy obowiązek?
Przepisy w zakresie obowiązkowego elektronicznego przesyłania do urzędu skarbowego ksiąg za dany rok będą wprowadzone w ustawach:

• o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.) - w art. 9,
• o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) - w art. 24a,
• o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776) - w art. 15.

W ustawie o pdop obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg będzie określony dla podatników pdop prowadzących księgi rachunkowe. Nie będzie on dotyczył podatników zwolnionych od podatku na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o pdop, z wyjątkiem fundacji rodzinnych, a także podatników, o których mowa w art. 27a ustawy o pdop oraz podatników prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Ustawa o pdop będzie obejmowała obowiązkiem elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg także spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne.

W ustawie o pdof obowiązkiem tym objęte będą osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, jak też podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Minister Finansów może zwolnić z tego obowiązku niektóre z tych podmiotów w drodze rozporządzenia (na razie nie zostało ono jeszcze wydane).

Z kolei w ustawie o zryczałtowanym podatku obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg do urzędu określony będzie dla podatników opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz spółek, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, prowadzących ewidencję przychodów lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Tu także Minister Finansów może w wydanym rozporządzeniu zwolnić z tego obowiązku niektóre z tych podmiotów (na razie jednak nie ma takiego rozporządzenia).

Jakie dane będą przesyłane?
Podmioty wymienione w ustawie o pdop będą musiały przesyłać księgi rachunkowe za rok podatkowy/obrotowy. Księgi rachunkowe już powszechnie są prowadzone w formie elektronicznej (w programach komputerowych finansowo-księgowych). Na żądanie dane te są przesyłane do urzędu skarbowego w formie pliku JPK_KR (por. art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej - Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Do KAS trafia też e-sprawozdanie finansowe za dany rok - poprzez bezpośrednie wysłanie lub poprzez złożenie w KRS (por. art. 27 ust. 2 ustawy o pdop). Teraz jednak trzeba będzie dostosować prowadzone księgi także do wysyłki w formie plików JPK_KR_PD (dla danych z ksiąg rachunkowych) i JPK_ST_KR (dla danych z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych). Zawartość tych struktur oraz wyjaśnienia treści poszczególnych elementów zawartych w strukturach przedstawiają broszury dostępne na stronie internetowej: www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych.

Trzeba dodać, że z dniem 1 stycznia 2025 r. wejdzie w życie wydane na podstawie delegacji ustawowej rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1314). Zgodnie z jego przepisami danymi dodatkowymi, o które należy uzupełnić księgi, są:

1. numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany,
2. numer identyfikujący fakturę w KSeF, o ile został nadany do dnia przekazania księgi - w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy,
3. znaczniki identyfikujące konta ksiąg dla: banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, jednostek, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie sporządzających sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), funduszy inwestycyjnych, domów maklerskich, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych oraz pozostałych jednostek (znaczniki te określają załączniki do rozporządzenia),
4. dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
   a) w przypadku faktur stanowiących dowód księgowy zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej - numer identyfikujący fakturę w KSeF, o ile został nadany do dnia przekazania księgi,
   b) numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,
   c) rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji,
   d) datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji,
   e) numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę,
5. wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o pdop w podziale na:
   a) wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania - wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,
   b) wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku,
   c) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,
   d) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach,
   e) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów - wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,
   f) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku,
   g) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,
   h) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.

Księgi mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 4, dotyczące danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji przed dniem 1 stycznia 2025 r. Przy czym nie ma to zastosowania do dodatkowych danych, o których mowa w pkt. 4 lit. a) i lit. d) w zakresie daty wykreślenia z ewidencji.Księgi za rok, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 1, pkt 2, pkt 4 i pkt 5.W przypadku podatników sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR i MSSF, na podstawie art. 45 ust. 1a i ust. 1b ustawy o rachunkowości, księgi za rok, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 3.Podmioty, dla których obowiązek prowadzenia i przesyłania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej określa ustawa o pdof, będą miały analogiczne struktury jak podatnicy pdop. W stosunku do nich także może zostać wydane rozporządzenie Ministra Finansów wskazujące dane do uzupełnienia, jednak na razie jeszcze nie zostało ono wydane.Podmioty obowiązane do elektronicznego prowadzenia i przesyłania księgi podatkowej oraz ewidencji przychodów nie mają obecnie ustalonych struktur do corocznej wysyłki ksiąg - zapewne będą one miały formę zbliżoną do JPK_PKPIR i JPK_EWP przesyłanych na żądanie do urzędu skarbowego. Zarówno w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, te urządzenia księgowe mogą być aktualnie prowadzone w wersji papierowej lub elektronicznej. Należy się więc spodziewać zmian w tym zakresie w wymienionych rozporządzeniach. Minister Finansów posiada także w odniesieniu do tych ksiąg delegację ustawową do wydania rozporządzenia ustanawiającego dodatkowe dane do uzupełnienia przesyłanych ksiąg i ewidencji, której na razie nie zrealizował.

Poszczególne terminy obowiązywania przepisów w zakresie elektronicznej wysyłki ksiąg do właściwego urzędu skarbowego

Lp.	Po raz pierwszy za który rok?	Kto przesyła?	Co przesyła?
Dla objętych ustawą o pdop
1	zaczynający się po 31 grudnia 2024 r.	podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, o przychodach uzyskanych w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekraczających równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego	księgi rachunkowe w postaci JPK_KR_PD i ewidencję środków trwałych w postaci JPK_ST_KR - podatnicy po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, a spółki w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek
2	zaczynający się po 31 grudnia 2025 r.	podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, obowiązani do przesyłania ewidencji JPK_VAT
3	zaczynający się po 31 grudnia 2026 r.	podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, niewymienieni w pkt 1 i pkt 2
Dla objętych ustawą o pdof lub ustawą o zryczałtowanym podatku
4	zaczynający się po 31 grudnia 2025 r.	podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku, obowiązane do przesyłania ewidencji JPK_VAT	odpowiednio: księgi rachunkowe w postaci JPK_KR_PD i ewidencję środków trwałych w postaci JPK_ST_KR albo księgę podatkową wraz z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub ewidencję przychodów wraz z wykazem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania
5	zaczynający się po 31 grudnia 2026 r.	podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku, niewymienione w pkt 4