Podatnik VAT i działalność w mieszkaniu lub w domu

Przedsiębiorcy często prowadzą działalność wykorzystując do tego część powierzchni w swoich mieszkaniach lub domach. Ponoszą w związku z tym wydatki, do których najczęściej doliczany jest podatek VAT. Powstają wątpliwości, czy mogą odliczyć część tego podatku, jeśli nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Odpowiedź jest twierdząca.

Co do zasady podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakupionych towarach i usługach w takim zakresie, w jakim związane są one z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Co prawda wydatki podatnika VAT związane z działalnością wykonywaną w mieszkaniu lub domu mają pośredni z nią związek, gdyż nie przyczyniają się bezpośrednio do uzyskania przychodu, np. poprzez odsprzedaż zakupionych towarów, lecz mają wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorcy, umożliwiając prowadzenie działalności opodatkowanej.

Klucz podziału powierzchni

Jeśli podatnik użytkuje jednocześnie lokal do celów mieszkalnych i prowadzenia działalności, trzeba znaleźć sposób wydzielenia powierzchni dla potrzeb tej działalności. Mogą być do niej wykorzystane np. cała kondygnacja domu czy garaż wyłączone z prywatnego użytku i przeznaczone tylko do prowadzenia działalności. Często jest to jednak taka część mieszkania lub domu, której fizyczne wydzielenie nie jest możliwe z uwagi na ograniczoną powierzchnię albo rozkład pomieszczeń.
Podatnik, prowadząc działalność w domu lub mieszkaniu, ma prawo do odliczenia VAT wyłącznie od wydatków, które związane są tylko z częścią jego lokum, w której prowadzona jest działalność. Powinien zatem znaleźć wiarygodny klucz do podziału powierzchni mieszkaniowej na służącą działalności gospodarczej i zaspokajającej potrzeby mieszkaniowe. Najprostszą i jednocześnie całkowicie poprawną metodą jest obliczenie procentowego udziału części mieszkania lub domu przeznaczonej na działalność gospodarczą w ogólnej powierzchni lokalu. Taki sposób przypisania poniesionych przez podatnika wydatków do tej części powierzchni, która związana jest z działalnością gospodarczą, jest akceptowany przez organy skarbowe, co znajduje wyraz w wydawanych przez nie interpretacjach indywidualnych.
Ponieważ przepisy w zakresie VAT nie określają żadnego sposobu pozwalającego ustalić kwotę podatku podlegającego odliczeniu w takim przypadku, to obowiązek ustalenia odpowiedniej proporcji do odliczenia spoczywa na podatniku.
Metoda proporcji umożliwia dokonanie podziału wydatków wspólnych na część dotyczącą powierzchni prywatnej i część służącą działalności w sposób precyzyjny i możliwy do zweryfikowania w postępowaniu kontrolnym. Jeżeli przyjęta metoda przypisania wydatków sferze prywatnej i związanej z działalności taką kontrolę umożliwia, jest prawidłowa.

Wydatki na cele osobiste i związane z działalnością

Istnieją takie rodzaje wydatków, których administracja podatkowa nie uznaje za związane z działalnością gospodarczą. Ponoszone są bowiem niezależnie od tego, czy przedsiębiorca prowadzi działalność, czy też nie. Są to typowe zakupy konsumpcyjne służące zapewnieniu sobie odpowiednich warunków egzystencji. Dopiero gdy posiadany przez podatnika lokal w całości lub ściśle wyodrębnione w takim lokalu pomieszczenia służą wyłącznie celom prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie są w ogóle wykorzystywane do celów osobistych, nie ma przeszkód do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z jego wyposażeniem, remontem czy utrzymaniem.

Przykład:

Jurek prowadzi działalność w domu, w którym jedno z pomieszczeń pełni wyłącznie funkcję biurową. Jurek, ponieważ często zaprasza klientów na rozmowy do siebie, zakupił ekspres ciśnieniowy do kawy, stojący w pomieszczeniu biurowym i służący do parzenia kawy dla gości. W kuchni domu Adam posiada ekspres przelewowy, który używany jest przez domowników. Adam ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania wydatków na zakup ekspresu i dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego przy zakupie.

Rozliczenie mediów

Ustalenie proporcji odliczenia dla mediów jest już bardziej skomplikowane. Przedsiębiorca może bowiem prowadzić działalność, w której zużywa więcej energii lub np. wody niż przeciętnie do celów mieszkalnych. Można zaproponować tu dwa rozwiązania. Najbardziej skutecznym jest montaż podliczników – nie ma wówczas żadnych wątpliwości, jaka ilość mediów została wykorzystana na potrzeby działalności. Co jednak w przypadku, w którym brak jest możliwości technicznych zastosowania tego rozwiązania?
Wtedy można skorzystać z proporcji sporządzonej przez przedsiębiorcę, z której wynikać będzie, jaka ilość energii zużyta została na potrzeby prywatne, a jaka na cele działalności gospodarczej. Z braku możliwości przeprowadzenia wyliczeń trzeba będzie czasami tę proporcję szacować, i przedsiębiorca powinien zastosować ostrożne metody szacunku, aby nie został on zakwestionowany w toku czynności kontrolnych.
Kwestie odliczeń VAT z rachunków telefonu używanego do celów mieszanych możemy już chyba obecnie pominąć. Przy obecnych cenach abonamentów nie ma problemu, aby do celów firmowych używać telefonów dedykowanych – jeśli jednak ktoś chciałby to nadal robić, może dla celów ustalenia proporcji odliczenia posłużyć się billingiem.

Remont w mieszkaniu

Zwykle można szczegółowo ustalić wysokość nakładów na remont w pomieszczeniach służących do prowadzenia działalności i dokumentować je rozdzielnie od części mieszkaniowej lokalu – wobec tego problemy z rozliczaniem VAT pojawiać się będą rzadziej. Gdyby jednak mimo wszystko wystąpiły, z pomocą ponownie przyjdzie proporcja, ustalona w na przykład z uwzględnieniem wzajemnej relacji powierzchni podłóg lub odnawianych ścian.

Pamiętaj o dokumentowaniu
Prawo do odliczenia podatku VAT jest naczelnym prawem czynnego podatnika, ale związane jest z koniecznością ścisłego wypełnienia wymogów określonych w przepisach VAT. Należy zatem pamiętać, aby odliczenie zawsze było poprzedzone uzyskaniem prawidłowej faktury VAT.