TARCZA - Nowe możliwości funkcjonowania zarządu w spółce z o.o.

Nowe możliwości funkcjonowania zarządu w spółce z o.o. Gazeta Podatkowa nr 34 (1700) z dnia 27.04.2020 Ewelina Mentel-Wyrzychowska

 Pandemia koronawirusa przyspieszyła wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu organów m.in. spółek kapitałowych. Z końcem marca 2020 r. zmienione zostały przepisy K.s.h., dzięki którym m.in. członkowie zarządu spółki z o.o. nie muszą już spotkać się osobiście, aby podjąć uchwałę. Mogą to uczynić w szczególności w trybie pisemnym, ewentualnie w trakcie posiedzenia przeprowadzonego jako tele- czy wideokonferencja.

Praca zarządu

Prowadzenie spraw spółki z o.o. w przypadku zarządu wielosobowego wymaga częstego podejmowania uchwał. Zasady i tryb podejmowania uchwał regulują art. 208 § 2-8 K.s.h., chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeszcze do niedawna przepisy K.s.h. normowały jedynie możliwość podejmowania uchwał podczas posiedzenia.

Od 31 marca 2020 r. zarząd spółki z o.o. może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Stanowi o tym art. 208 § 52 K.s.h. Tym samym ustawodawca potwierdził m.in., że uchwała może być podjęta bez konieczności przeprowadzenia posiedzenia zarządu. Poza tym wprowadzono możliwość uczestniczenia członków zarządu w posiedzeniu tego organu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a zatem mogą w nim uczestniczyć zdalnie. Dodatkowo członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (art. 208 § 51 i § 53 K.s.h.).

Nowe regulacje nie narzuciły, jakie konkretnie środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość mogą znaleźć zastosowanie przy podejmowaniu uchwał zarządu. Można zatem korzystać w szczególności z internetu (w tym rozwiązań umożliwiających wideokonferencję) czy telefonu w celu przeprowadzenia telekonferencji.

Wskazane rozwiązania mogą być stosowane w spółce bez konieczności zmiany umowy spółki. Obowiązuje bowiem zasada, że w spółce można korzystać z nowych rozwiązań. Natomiast ich zmiana czy wyłączenie wymaga wprowadzenia zmian do umowy spółki (art. 208 § 51, § 52, § 53 K.s.h.). Podkreślić też trzeba, że omawiane przepisy to rozwiązania trwałe. Dlatego też regulacje te znalazły się w przepisach K.s.h., a nie w specustawie w sprawie COVID-19.

Zasady podejmowania uchwał

Zmiany wprowadzone do K.s.h. z końcem marca nie zmodyfikowały pozostałych reguł funkcjonowania tego organu. W dalszym ciągu Kodeks nie reguluje szerzej kwestii związanych z organizacją posiedzenia zarządu czy trybu obiegowego podejmowania uchwał. Sposób jego zwołania (posiedzenia/trybu pisemnego), jego przebieg, może określać regulamin zarządu. Przy tym jego postanowienia nie mogą naruszać reguł wynikających z art. 208 K.s.h., w tym nowo wprowadzonych, ewentualnie z umowy spółki.

W dalszym ciągu zasadą kodeksową jest, że uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu (art. 208 § 5 i § 1 K.s.h.). Jeśli ma się odbyć posiedzenie zarządu (z udziałem członków zarządu osobistym czy zdalnym w ramach telekonferncji czy wideokonferncji), uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Także w przypadku podejmowania uchwał w trybie obiegowym uznać należy, że wszyscy członkowie zarządu muszą zostać powiadomieni o treści projektu uchwały.

Wymagana większość

Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, tj. gdy głosy "za" stanowią więcej niż połowę głosów oddanych (tj. "za", "przeciw" i "wstrzymujących się"). Wynika tak z art. 4 § 1 pkt 9-10 i art. 208 § 8 K.s.h. Umowa spółki może zawierać w tej kwestii inne regulacje (art. 208 § 1 K.s.h.). Nie zmieniono zasady, że głos każdego członka zarządu (w tym prezesa) ma taką samą wagę. Tylko na mocy umowy spółki w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu. Natomiast bez stosownego postanowienia w umowie spółki w przypadku równości głosów członków zarządu (tj. gdy głosów "za" jest tyle samo co "przeciw" i "wstrzymujących się") uchwała nie zostanie podjęta.

Nie uległy modyfikacji także zasady prowadzenia spraw spółki przez zarząd, tj. podejmowania decyzji (por. art. 208 § 2-4 i § 6-7 K.s.h.). Bez zmian pozostawiono też reguły podejmowania uchwał przez zarząd w trybie S24. Przy tym możliwość ta dotyczy tylko spółek założonych w trybie S24 i pod warunkiem, że umowa spółki nie była zmieniana poza systemem S24.

Możliwość zdalnej pracy innych organów

» Zdalne prace rady nadzorczej i zgromadzenia wspólników

W trybie zdalnym mogą być przeprowadzone także zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 32 z 2020 r., na str. 17.

Zmiany dotyczą także funkcjonowania rad nadzorczych. Kwestie związane ze zmianami zasad funkcjonowania tego organu będą szerzej omawiane na łamach Gazety.

» Zdalne prace organów umożliwiono także w przypadku m.in.: - zarządu, rady nadzorczej i walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej, - zarządu, rady nadzorczej spółdzielni oraz zebrań grup członkowskich w spółdzielniach, w których walne zgromadzenie zostało zastąpione przez zebranie przedstawicieli (art. 35 § 41 - § 5 i art. 59 § 1 zd. ostatnie ustawy - Prawo spółdzielcze - Dz. U. z 2020 r. poz. 275 ze zm.), a także wyjątkowo przez walne zgromadzenie członków, gdy wykonuje kompetencje rady nadzorczej (zob. art. 46a zd. ostatnie ustawy); te zmiany wprowadzono z dniem 31 marca 2020 r., natomiast od 18 kwietnia 2020 r. obowiązują zmiany dotyczące funkcjonowania w spółdzielniach walnych zgromadzeń i zebrań przedstawicieli - będą one szerzej omawiane na łamach GP, - zarządu wspólnoty mieszkaniowej (art. 21 ust. 4 i 5 ustawy o własności lokali - Dz. U. z 2000 r. poz. 532 ze zm.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.)