Telefon służbowy dla pracownika - podatki, składki ZUS i ewidencja księgowa

Prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z zasadą ogólną, podatnicy mogą odliczać VAT od nabytych towarów w takim zakresie, w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń i wyłączeń).

Jeśli zatem nabyty telefon komórkowy będzie wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. gdy telefon będzie używany przez pracowników do takich czynności), to podatnik będzie miał prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup tego telefonu. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy zapłata za telefon dokonywana jest jednorazowo, jak i w ratach.

Moment odliczenia VAT

Prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup telefonu komórkowego dla pracowników (również w przypadku, gdy pracownik dopłacił różnicę w cenie) przysługuje podatnikowi:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do tych telefonów powstał obowiązek podatkowy u ich sprzedawcy i
   
• nie wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W przypadku sprzedaży telefonów, obowiązek podatkowy w VAT powstaje generalnie z chwilą dokonania ich dostawy (a jeśli wcześniej sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty, np. zaliczkę, przedpłatę - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty).

To oznacza, że podatnik może odliczyć VAT z tytułu nabycia telefonów komórkowych dla pracowników w rozliczeniu za okres, w którym generalnie doszło do wydania tego telefonu podatnikowi, o ile w okresie tym podatnik będzie dysponował fakturą dokumentującą nabycie tego telefonu. Jeśli nie będzie jeszcze dysponował ww. fakturą, to z odliczeniem VAT musi "poczekać" do czasu jej otrzymania.

Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w ww. terminie, to może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Dopłata przez pracownika do droższego telefonu

Jak wspomnieliśmy, w praktyce mają miejsce sytuacje, w których pracownik dopłaca różnicę między ceną telefonu oferowanego przez pracodawcę a ceną wybranego przez pracownika modelu. Uważamy, że w takim przypadku podatnikowi (pracodawcy) przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia tego telefonu w całości, a więc także od części przypadającej na cenę zapłaconą przez pracownika. Taki telefon stanowi bowiem własność podatnika (pracodawcy) i jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Dla celów VAT generalnie nie ma znaczenia, z jakiego źródła wydatek został sfinansowany.

UWAGA! Dopłata za możliwość korzystania przez pracownika z droższego telefonu może być uznana za wynagrodzenie za usługę, podlegającą opodatkowaniu VAT.

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 9 maja 2019 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.118.2019.1.AW, w której organ podatkowy stwierdził:

"(...) dokonana przez pracownika opłata za droższy typ telefonu i/lub samochodu stanowi w istocie opłatę za korzystanie z modelu o wyższym komforcie i lepszej jakości. Wobec tego pracownik, poprzez zapewnienie sobie korzystania z telefonu i/lub samochodu o wyższym standardzie, staje się beneficjentem ww. czynności, za którą (...) zobowiązany jest dokonać wymaganej opłaty. Oznacza to, że w tym przypadku wystąpi oczywisty związek pomiędzy czynnościami podejmowanymi przez Wnioskodawcę a zapłaceniem przez pracownika środków finansowych w określonej wysokości. Zatem w odniesieniu do otrzymanych środków finansowych będziemy mieli do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za umówione wynagrodzenie.

(...) w zaistniałej sytuacji koszty stanowiące opłatę za korzystanie z droższego modelu telefonu i/lub samochodu będą następstwem wyświadczonej przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika odpłatnej usługi podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT (...), stanowiąc tym samym wynagrodzenie z tytuły jej wykonania. (...)"

Usługę, o której mowa, należy opodatkować według stawki podstawowej (w wysokości 23%). Powyższą czynność należy także odpowiednio udokumentować.

Przypomnijmy, że podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są generalnie obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2519) wynika jednak, że z obowiązku ewidencjonowania w kasie rejestrującej zwolniono w danym roku podatkowym - nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r. - m.in. dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników (z wyjątkami, które nie mają zastosowania w omawianym przypadku).

Zatem pracodawca, który "świadczy" na rzecz pracownika usługę w postaci umożliwienia mu (za odpłatnością) korzystania z lepszego (droższego) modelu telefonu, nie musi usługi tej ewidencjonować w kasie rejestrującej. Nie musi on zatem czynności tej dokumentować paragonem. Nie ma on także obowiązku wystawienia z tego tytułu faktury na pracownika, o ile pracownik nie zażąda jej wystawienia, w ustawowym terminie (zob. art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Do udokumentowania ww. usługi może posłużyć (w przypadku niewystawienia faktury/paragonu) np. dowód wewnętrzny. Taki dowód może być zastosowany do ujęcia ww. usługi w deklaracji VAT i ewidencji JPK_VAT.

Wydatki na zakup telefonu a koszty podatkowe

Zasadniczo wydatki na zakup telefonów służbowych dla pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika (pracodawcy), wykazują one bowiem związek (zwykle pośredni) z przychodami pracodawcy i nie zostały wyłączone z tych kosztów ustawowo.

Należy mieć jednak na uwadze, że telefony służbowe zazwyczaj spełniają definicję środków trwałych. W takim przypadku wydatki na zakup ww. telefonów podlegają ujęciu w kosztach podatkowych generalnie poprzez odpisy amortyzacyjne. Przypomnijmy, że amortyzacji podatkowej podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (zob. art. 16a ust. 1 ustawy o PDOP i art. 22a ust. 1 ustawy o PDOF). Co do zasady, środek trwały podlega wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych, a wydatki na jego zakup ujmuje się w kosztach podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne, dokonywane od jego wartości początkowej.

Jeśli jednak wartość początkowa telefonu - środka trwałego nie przekracza 10.000 zł (a tak jest najczęściej), wówczas podatnik ma do wyboru następujące rozwiązania, tj. może:

• nie wprowadzać telefonu do ewidencji środków trwałych, a wydatki na jego zakup może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, w miesiącu oddania go do używania,
   
• wprowadzić telefon do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo w miesiącu oddania tego środka trwałego do używania, albo w miesiącu następnym.

Dodajmy, że w powyższy sposób rozlicza się wydatki na zakup telefonu w przypadku płatności dokonywanej zarówno jednorazowo, jak i na raty.

Wartość początkową nabytego telefonu (środka trwałego), od której podatnik dokonuje odpisów amortyzacyjnych, ustala się według ceny nabycia. Jest nią - w skrócie - kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a także o podatek VAT, który nie podlega odliczeniu (zob. art. 16g ust. 3 ustawy o PDOP i art. 22g ust. 3 ustawy o PDOF).

W sytuacji, gdy nabyty telefon komórkowy będzie stanowił podlegający amortyzacji środek trwały, należy ustalić dla niego właściwą stawkę amortyzacyjną. Z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (stanowiącego załącznik nr 1 do ustawy o PDOP/PDOF) wynika, że stawka amortyzacyjna dla telefonów komórkowych o rodzaju 629 KŚT wynosi 20%. Tymczasem z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864) wynika, że telefony komórkowe zostały sklasyfikowane jako rodzaj 623 KŚT, dla którego zgodnie z Wykazem właściwa stawka wynosi 4,5% rocznie. Mimo tej sprzeczności, Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.98.2020.1.AK potwierdził prawidłowość stosowania stawki amortyzacyjnej wynoszącej 20% rocznie.

opłata przez pracownika do droższego telefonu

Jak już wspomnieliśmy, może się zdarzyć, że pracownik zwraca pracodawcy różnicę między ceną telefonu komórkowego "przysługującego" od pracodawcy a wyższą ceną innego modelu wybranego przez pracownika. Rozliczenie takiego zwrotu uzależnione jest w naszej opinii od tego, czy telefon ten stanowi środek trwały, czy też nie.

Jeśli nabyty telefon nie stanowi środka trwałego, wówczas wydatki na jego zakup podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w całości. Jednocześnie otrzymanie zwrotu części tych wydatków od pracownika wiąże się z uzyskaniem przez podatnika (pracodawcę) przychodu podatkowego - z chwilą otrzymania środków pieniężnych od pracownika.

Naszym zdaniem, nieco inaczej powinno wyglądać rozliczenie zwrotu przez pracownika różnicy w cenie między "przysługującym" mu telefonem a telefonem droższym w sytuacji, gdy telefon ten stanowi środek trwały.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Kierując się literalnym brzmieniem ww. przepisu należałoby uznać, że odpisy amortyzacyjne, dokonywane od wartości początkowej telefonu, w części "objętej" zwrotem dokonanym przez pracownika, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (fakt, iż zakup telefonu został częściowo sfinansowany przez pracownika, nie wpływa na wartość początkową telefonu, który stanowi własność pracodawcy). W tych okolicznościach zwrot ww. wydatków przez pracownika nie stanowiłby przychodu podatkowego. Jak bowiem wynika z art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o PDOP i art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PDOF, do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

1.3. Ewidencja księgowa wydatków na zakup telefonu komórkowego