Czym jest Krajowy System e-Faktur, dla kogo i od kiedy ma być obligatoryjny?
W Polsce wdrażany jest centralny system, który ma pośredniczyć w wymianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomiędzy podmiotami gospodarczymi – to Krajowy System e-Faktur (KSeF).
W innych krajach UE firmy zachowują dowolność w stosowaniu różnych form fakturowania, natomiast w Polsce KSeF ma być obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT, w tym także podmiotowo zwolnionych z VAT. Wdrożenie takiej zmiany prawnej dla biznesu oznacza prawdziwą rewolucję. Co warto wiedzieć o KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony nowelizacją ustawy VAT i funkcjonuje pod nadzorem Ministerstwa Finansów, co oznacza, że wszystkie dane i dokumenty przechowywane w jego bazie danych są i będą w swobodnym posiadaniu organów skarbowych.
System został uruchomiony na początku 2022 r. jako rozwiązanie, z którego podatnicy mogą korzystać dobrowolnie. Ma to się jednak zmienić, bowiem polski rząd chce, by KSeF w 2023 r. stał się jedyną obowiązującą platformą umożliwiającą wymianę elektronicznych faktur w obiegu gospodarczym. To oznacza, że zmieni się proces obsługi faktur u wszystkich przedsiębiorców. Systemy fakturujące firm będą wystawiać faktury elektroniczne w wymaganej przez MF strukturze logicznej w formacie xml i będą je przesyłać do KSeF.
U podatników, którzy już stosują KSeF, taki wystawiony przez przedsiębiorcę dokument to w myśl obowiązujących przepisów jedynie projekt faktury. Dopiero po weryfikacji i przyjęciu przez system ministerstwa e-faktury fiskus uznaje, że dokument wystawiono skutecznie. W sensie formalnym zatem, KSeF poza wymianą czyli przekazaniem faktury wystawa również fakturę, którą następnie dostarcza nabywcy.
Wprowadzenie obowiązkowego korzystania KSeF
Prowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF spowoduje, że alternatywne sposoby przesyłania faktur między kontrahentami (poza tym systemem i bez zaakceptowania przez niego wystawionych dokumentów) nie będą uznawane przez ministerstwo finansów i organy skarbowe. Nowy obowiązek niesie ogromne zmiany dla podatników, dlatego poniżej przybliżamy najważniejsze informacje o KSeF, z którymi warto się zaznajomić już teraz w trwającym obecnie okresie przejściowym.
Obowiązkowy KSeF – dla kogo?
Obowiązek ma dotyczyć wszystkich czynnych podatników VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. Co ważne, obligatoryjny KSeF obejmie również podatników podmiotowo zwolnionych, czyli firmy osiągające rocznie obrót mniejszy niż 200 tys. zł.
Z systemu mają korzystać podmioty mające swoje siedziby na terenie Polski. Obecnie nie ma jeszcze pewności co do tego, czy zostaną nim objęte polskie oddziały firm zagranicznych. Zapewne zostanie to określone później w treści kolejnej nowelizacji ustawy VAT.
KSeF: Uwarunkowania prawne
Aby rząd mógł zrealizować swój plan, Rada Europy musi ogłosić decyzję w sprawie derogacji. Upoważni ona Polskę do zastosowania szczególnych zasad rozliczania VAT, czyli pozwoli na techniczne i prawne wdrożenie powszechnego obowiązku stosowania przez podatników KSeF jako wyłącznej platformy do przesyłania i odbierania e-faktur.
Treść derogacji Komisja Europejska przekazała już do Rady Europy 30 marca br. Po ogłoszeniu decyzji przez Radę, będzie należało uchwalić na gruncie polskich przepisów ustawę umożliwiającą wdrożenie planowanych zmian.
Obecnie nie znamy jeszcze ani ostatecznej treści derogacji, ani szczegółów ustawy dotyczącej obligatoryjnego KSeF. Należy się jednak spodziewać, że przepisy te zostaną ogłoszone jeszcze w roku obecnym, a ich wejście w życie nastąpi nie wcześniej niż 1 kwietnia 2023 r. (to najwcześniejszy możliwy termin).
KSeF: Nowy standard e-faktury
KSeF wprowadza nowy standard e-faktury elektronicznej – fakturę ustrukturyzowaną. W standardzie tym zakres zawartych w fakturze informacji jest ściśle zdefiniowany. Podobnie jak w plikach JPK_FA, dane muszą być uporządkowane według określonej struktury logicznej. e-Faktura ustrukturyzowana ma format pliku xml. Taki plik musi być wygenerowany przez dostosowane oprogramowanie fakturujące. Faktury elektronicznej nie da się przygotować ręcznie.
Warto podkreślić, że upowszechnienie standardu opartego na logicznej strukturze pliku ma swoją wielką zaletę. Zapisane w takim dokumencie dane mogą być w sposób automatyczny przetwarzane przez zewnętrzne oprogramowanie finansowo-księgowe, co może w znacznym stopniu ułatwić przetwarzanie przez działy księgowe, finansowe i biura rachunkowe faktur pochodzących od kontrahentów (dokumenty zakupu).
Gdy obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie, nie będzie już wymaganej obecnie akceptacji nabywcy do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, ponieważ standard ten będzie powszechny i obligatoryjny. Podatnicy po prostu nie będą mieli możliwości posługiwania się innymi formami faktur.
źródło: blog.symfonia.pl